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Hilfszentrale

Willkommen im Wichtelassistenzbereich! Für allgemeine Infos besuchen Sie gerne unsere Hauptseite. Hier finden Sie auch eine Auswahl an häufig gestellten Fragen und Antworten:
Allgemein
Ist es Pflicht, über die Heftwichtel zu bestellen?
Nein, die Nutzung der Heftwichtel ist vollkommen freiwillig. Die Erstellung und Einsicht der Materiallisten sind für alle kostenlos. Eltern haben die Freiheit zu entscheiden, ob sie unseren Lieferdienst nutzen möchten oder die Materialien selbst beschaffen.
Welche Marken werden für Artikel ausgesucht?
Unser Hauptanliegen ist es, dass Ihre Kinder mit hochwertigen Lernmaterialien arbeiten. Wir verzichten auf Preiskampf und wählen vertrauenswürdige Hersteller aus, wie beispielsweise Brunnen, Pelikan und Herlitz. Gerade kurz vor Schulbeginn kann es bei Herstellern zu Lieferengpässen kommen. Daher behalten wir uns vor, gegebenenfalls auf andere Qualitätslieferanten auszuweichen.
Wie sind die Heftwichtel entstanden?
Die Heftwichtel sind 2023 aus einem Funken Frust geboren. Nachdem der dritte Schreibwarenladen das Spezialheft XY nicht vorrätig hatte, dachten wir: "Das muss doch besser gehen!" So entstand die Idee der Heftwichtel. Nach vielen Gesprächen, Gehirnschmalz und Ärmelhochkrempeln, stand unser Pilotprojekt. Vielen Dank an die Lehrenden der Grundschule Alt-Karow, für die sehr freundliche Unterstützung!
Warum sind die Preise bei den Heftwichteln manchmal höher als anderswo?
Wir arbeiten ausschließlich mit Premiumherstellern wie zum Beispiel Brunnen und Pelikan zusammen. Wenn Sie mal ein beschriebenes Heft mit 70g- und eines mit 90g-Papier gesehen haben, wissen sie sicher warum. Wir wählen gute Materialien, die nicht schmieren, durchdrücken oder nach einmal benutzen kaputt sind. So hat Ihr Kind die besten Voraussetzungen zum Lernen. Unser Fokus liegt nicht auf Billig, sondern auf Qualität und Dienstleistung.
Lehrende
Welche Termine sind wichtig?
Ab jetzt ist das System für die Erstellung von Listen durch Lehrende geöffnet. Jeder Lehrer und Lehrerin kann entscheiden, wann er/sie die Liste finalisiert und Link mit den Eltern teilt. Wir empfehlen, die Liste spätestens am 04.07.2025 zu finalisieren und mit den Eltern zu teilen. So haben die Eltern genügend Zeit zum Bestellen. Damit Sie & die Eltern entspannt in die Ferien gehen können, endet die Bestellfrist nach dem letzten Schultag vor den Ferien. Genauer gesagt endet die Bestellfrist am 27.07.2025. Die Liste kann danach noch eingesehen, aber nicht mehr bestellt werden. Die Lieferung erfolgt nach Absprache mit der Schule (typischerweise in der letzten Ferienwoche). Hier eine Übersicht zum Download
Muss ich mir ein zusätzliches Passwort merken?
Nein, bei den Heftwichteln müssen Sie sich kein zusätzliches Passwort merken. Wir haben unser System so konzipiert, dass alles so unkompliziert und benutzerfreundlich wie möglich ist. Sie müssen sich nicht erst in die Nutzung einarbeiten, denn der Erstellungsprozess der Listen ist intuitiv gestaltet. Auch für die Anmeldung ist kein Passwort erforderlich.
Ich muss mich neu registrieren obwohl ich schonmal da war.
Bitte überprüfen Sie, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse verwenden. Vielleicht haben Sie eine andere E-Mail bei der Registrierung benutzt.
Ich kann mich nicht einloggen.
Wenn Sie sich nicht einloggen können, folgen Sie diesen Schritten: Überprüfen Sie, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse verwenden. Vielleicht haben Sie eine andere E-Mail bei der Registrierung benutzt. Schauen Sie im Spam-Ordner nach, falls Sie den Bestätigungslink nicht erhalten haben. Manchmal landen unsere Mails dort. Ist der Link zum Einloggen nicht mehr gültig, könnte er abgelaufen sein. Versuchen Sie erneut, sich mit der korrekten E-Mail-Adresse einzuloggen. Sollten Sie weiterhin Probleme haben, kontaktieren Sie uns gerne.
Meine Schule ist bei der Registrierung nicht dabei.
Falls Ihre Schule nicht unter der angegebenen Postleitzahl (PLZ) zu finden ist, melden Sie sich bitte bei uns. Wir werden dann den Kontakt zu Ihrer Schule aufnehmen. Bei anderen Schwierigkeiten kontaktieren Sie uns gerne.
Welche Bestellmöglichkeiten gibt es?
Sie können entweder die Eltern bestellen lassen oder selbst eine Sammelbestellung aufgeben. Wenn Sie die Eltern einzeln bestellen lassen, können Sie auswählen, ob die Eltern die Anzahl der Artikel verändern können oder es eine Komplettbestellung (ganz-oder-gar-nicht) sein soll.
Kann ich meine Listen als Lehrer von Jahr zu Jahr wiederverwenden?
Ja, als Lehrende/r haben Sie die Möglichkeit, Artikel von Ihrer Liste des Vorjahres einfach in die neue Liste zu übernehmen. So sparen Sie Zeit und Mühe bei der jährlichen Vorbereitung.
Wo kann ich Artikel hinterlegen, die nicht über die Heftwichtel bestellbar sein sollen?
Wir streben danach, alle benötigten Artikel vollständig zu liefern, um den Eltern zusätzliche Wege zu ersparen. Eine umfassende Liste ist daher ideal. Bei bestimmten Artikeln, wie beispielsweise Füllern, kann es jedoch sinnvoll sein, wenn diese persönlich im Laden ausgesucht werden. Für solche Fälle bieten wir eine Nachrichtenfunktion an, mit der Sie eine Mitteilung an die Eltern direkt in der Liste hinterlegen können. So können Sie Ausnahmen klar kommunizieren und sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen bei den Eltern ankommen.
Ich finde einen Artikel nicht!?!
Wir streben danach, alle Artikel für die Schüler in unserem Sortiment zu führen. Wenn Sie etwas nicht finden, bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren (siehe unten).
Was passiert, wenn Eltern nicht bezahlen?
Die Heftwichtel sind ein freiwilliges Angebot, und es liegt in der Verantwortung der Eltern, die Bestellung rechtzeitig zu leisten und zu bezahlen. Manchmal geht aber eben doch eine Rechnung vergessen. Daher erinnern wir die Eltern an die Bezahlung. Wir sind bemüht, den Eltern so gut es geht entgegenzukommen. Im Extremfall liefern wir die Materialien nicht aus. Wir hoffen jedoch, dass wir mit den Eltern immer eine gute Lösung finden (z.B. spätere Zahlung). Lehrende haben jedoch die Möglichkeit, jederzeit einzusehen, wer schon bestellt hat. Zusätzlich senden die Heftwichtel regelmäßig Erinnerungsmails an die Lehrenden, in denen die Bestellungszahlen enthalten sind. So behalten Sie die Kontrolle und können sicherstellen, dass alle Eltern ihrer Verantwortung nachkommen.
Kann ich als Lehrer selbst Bestellungen für meine Klasse aufgeben?
Ja, sie können entweder eine Sammelbestellung aufgeben oder die Eltern einzeln bestellen lassen. Falls einzelne Eltern bei der Bestellung Probleme haben, können Sie sie gerne an uns verweisen, die Eltern bitten, sich untereinander zu helfen oder selbst die Bestellung für ein Kind aufgeben.
Welche Erinnerungen gibt es?
Zur Eröffnung des Systems an die Schulleiterin/den Schulleiter (zur Weiterleitung an die Kollegen). Erinnerung zur Listen-Erstellung etwa 2 Wochen vor Linkausgabe an die Schulleiterin/den Schulleiter (zur Weiterleitung an die Kollegen). Nochmals etwa 3 Tage vor Linkausgabe. Anderthalb Wochen vor Ende der Bestellfrist an alle Lehrenden, die eine Liste erstellt haben (zur Weiterleitung an die Eltern).
Warum gehen die Erinnerungen nicht direkt an die Eltern, sondern an die Lehrenden?
Bevor eine Bestellung aufgegeben wird, haben wir keine Kontaktinformationen der Eltern. Deshalb ist es uns leider nicht möglich, die Erinnerungen direkt an sie zu senden. Wir richten die Erinnerungen an die Lehrenden, damit Sie die ggf. Informationen an die Eltern weiterleiten können.
Kann ich als Lehrer oder Lehrerin einsehen, welche Eltern schon bestellt haben?
Ja. Sie können sich jederzeit bei den Heftwichteln einloggen und einsehen, für welche Kinder bereits bestellt wurde.
Eltern
Wo bekomme ich die Liste her?
Die Liste wird von den Lehrenden erstellt und dann an die Eltern verteilt. Die Lehrenden teilen den Link zur Liste typischerweise über den Schul-Messenger, per E-Mail oder durch einen ausgedruckten QR-Code.
Bis wann kann ich bestellen?
Damit alle entspannt in die Ferien gehen können, endet die Bestellfrist nach dem letzten Schultag. Genauer gesagt wird die Bestellung nach dem 27.07.2025 geschlossen. Die Liste kann danach jedoch noch eingesehen werden.
Kann ich als Elternteil Artikel hinzufügen oder löschen?
Als Elternteil können Sie entscheiden, ob Sie die empfohlenen Artikel bestellen und deren Anzahl ändern (vielleicht können Sie Materialien aus dem Vorjahr nutzen). Es ist nicht möglich, zusätzliche Artikel hinzuzufügen, da die Heftwichtel kein Online-Shop im herkömmlichen Sinne sind.
Warum gibt es kein PayPal?
Oha, was hat uns PayPal geärgert. Am Anfang hatten wir PayPal als unseren Zahlungsweg. Alles war getestet und geschliffen. Die ersten Bestellungen funktionierten tadellos. Doch schon die fünfte Bestellung wollte PayPal nicht mehr. Die sechste Kundin musste mehrfach probieren, bis sie das Geld abgeben durfte. Nach mehreren Stunden in Hotlines kam heraus, dass PayPal auch nicht so recht weiß, warum sie die Transaktionen abweisen. So wurden wir auf den Schriftweg verwiesen. Darüber berichten wir besser nicht mehr, denn wer nichts Gutes zu sagen hat, der soll schweigen. Zusätzlich ist unser Abwicklungsmodell (Lieferung erst nach mehreren Wochen) nicht kompatibel. Da haben wir kurzerhand auf Rechnungskauf umgestellt.
Welche Bezahlmöglichkeiten gibt es?
Wir bieten Ihnen die Bezahlung über Rechnung an. Wir schicken eine Rechnung per E-Mail. Diese kann bequem in der Banking-App erledigt werden. Somit brauchen sie keine Konto- oder Kreditkartendaten herauszugeben.
Was passiert, wenn ich nicht zahle?
Wenn eine Zahlung vergessen wird, erinnern wir Sie freundlich daran. Im Extremfall werden die Materialien nicht ausgeliefert. Wir sind jedoch stets bemüht, gemeinsam mit uns eine Lösung zu finden (z.B. spätere Zahlung). Melden Sie sich bei uns!
Wie sicher ist das Bezahlen online?
Da wir ausschließlich auf Rechnung verkaufen, brauchen Sie keine Konto- oder Kreditkartendaten teilen. Alles damit ist alles sicher.
Sind die Heftwichtel umweltbewusst?
Ja, die Heftwichtel sind umweltbewusst. Wir kooperieren ausschließlich mit renommierten Lieferanten und legen Wert auf Umweltfaktoren bei der Auswahl unseres Sortiments. Die Bedürfnisse Ihres Kindes haben für uns oberste Priorität, aber wir suchen stets nach Möglichkeiten, umweltfreundliche Optionen zu wählen.
Wann und wie erfolgt die Lieferung?
Die Lieferung der bestellten Artikel erfolgt in der Woche vor Ferienende in die Schule an die Lehrenden. Diese übernehmen die Artikel Ihres Kindes und verteilen die Materialien dann nach Bedarf. Dann ist der Rucksack am ersten Schultag auch nicht so schwer.
Muss ich mich als Elternteil registrieren, um bestellen zu können?
Nein, eine Registrierung ist nicht notwendig. Der Login ist ausschließlich für Lehrende. Sie werden von der Klassenlehrerin oder dem Klassenlehrer einen Link bekommen, unter welchem Sie die Liste bestellen können. Dort geben Sie lediglich den Namen Ihres Kindes an und Ihre E-Mail-Adresse an. Und schwupps ist der Bestellvorgang abgeschlossen.
Woher bekomme ich eine Rechnung?
Die Rechnung wird Ihnen per E-Mail zugestellt.
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